Notfallhandbuch, das im Ernstfall funktioniert

Der Moment, in dem das Handbuch gelesen wird

Montagmorgen, 7:40 Uhr. Die Produktionsplanung zeigt eine Lösegeldforderung, das Telefon der IT ist besetzt, der Geschäftsführer ist im Auto. In diesem Moment liest niemand ein Konzept mit Rollenmodellen. Gelesen wird eine Seite: Wen rufe ich an, was darf ich nicht tun, was sage ich den Mitarbeitenden.

Die ersten zwei Seiten

• Sofortmaßnahmen: Netzwerkkabel ziehen, nicht ausschalten, nichts löschen, Screenshots machen, Zeitpunkt notieren.
• Alarmkette mit Mobilnummern, nicht mit Durchwahlen: IT-Leitung, Geschäftsführung, Systemhaus, Datenschutzbeauftragter, Versicherung, Anwalt.
• Meldungen: Datenschutzbehörde binnen 72 Stunden, BSI binnen 24 Stunden bei NIS2, Polizei. Mit vorformulierten Texten.
• Kommunikation: Wer spricht mit Kunden, wer mit der Presse, wer mit den Mitarbeitenden. Und welcher Kanal funktioniert, wenn E-Mail tot ist.
• Wiederanlauf: Welche drei Prozesse zuerst, wo liegen die Backups, wer hat die Passwörter des Backup-Systems.

Wo das Handbuch liegen muss

Nicht nur auf dem Server, der gerade verschlüsselt ist. Ausgedruckt im Tresor, als PDF auf dem privaten Handy der Alarmkette, in einem Cloud-Speicher außerhalb der Firmendomäne. ITSB-OS exportiert das Notfallhandbuch als PDF und erinnert vierteljährlich an die Aktualisierung der Telefonnummern.

Üben, bevor es ernst wird

Einmal im Jahr eine Stunde Tischübung: Ein Szenario, die Alarmkette durchspielen, die Backups wirklich zurückspielen. Die Übung wird im Business-Continuity-Modul dokumentiert, das verlangen NIS2, ISO 27001 und die meisten Versicherer.